Le politiche degli acquisti

Nel corso del 2014 è stato predisposto un progetto di complessiva revisione del sistema di gestione degli appalti del Gruppo, che diventerà operativo nel periodo 2015-2016, anche grazie all’implementazione di nuovi sistemi informativi. In tal senso già nell’aprile 2014 si è tenuto un incontro dedicato, in presenza delle Organizzazioni Sindacali di livello Confederale e di categoria dei settori elettrico e idrico, nel corso del quale sono state rese informazioni relative ai piani di investimento nonché ai loro effetti sui lavori in appalto. In luglio, inoltre, si è tenuto un incontro con le rappresentanze sindacali di livello Confederale delle categorie degli edili durante il quale l’Amministratore Delegato di Acea SpA ha illustrato il progetto di nuova gestione degli appalti. L’obiettivo è quello di determinare le condizioni affinché Appaltante e Appaltatore operino sulle medesime piattaforme informatiche, per il tramite di appositi e comuni devices, in grado di tracciare e registrare tempi e modalità di intervento con certezza. Sarà poi rivisto il modello del sistema appalti, secondo alcune direttrici principali:

  • pur in previsione del mantenimento dell’attuale portata economica degli appalti, la prospettiva è quella di ridurne la parcellizzazione, predisponendo macro appalti di maggior valore unitario;
  • incrementare la durata del singolo appalto;
  • affidare attività multiple anche relative a più reti/servizi.

Le OO.SS. si sono dichiarate favorevoli all’implementazione del sistema, ed hanno chiesto di essere coinvolte nelle fasi propedeutiche all’attuazione, al fine di comprenderne appieno gli effetti. In novembre 2014, Acea ha organizzato un incontro aperto alle imprese del settore e alle relative associazioni di categoria, per illustrare le caratteristiche del nuovo modello di gestione dei lavori di manutenzione delle reti e i principali obiettivi e contenuti dei prossimi appalti finalizzati a tale attività e, a valle di ciò, ha pubblicato e reso disponibile un documento di presentazione del nuovo modello nel sito internet istituzionale (www.acea.it, sezione Fornitori). Nella settimana successiva si è dato tempo ai partecipanti di inviare le loro osservazioni e i loro suggerimenti che sono stati valutati attentamente e in parte recepiti in fase di implementazione definitiva della documentazione di gara.

La missione di: «assicurare la definizione delle politiche e degli indirizzi, nonché la gestione centralizzata degli approvvigionamenti di beni, servizi e lavori per il Gruppo» è affidata alla Funzione Acquisti e Logistica di Acea SpA. Tra i suoi obiettivi principali vi sono la razionalizzazione del processo di approvvigionamento e l’aumento della sua efficienza, che si intendono raggiungere tramite la valorizzazione delle competenze tecniche dei buyer, un approccio incentrato sulla logica di gestione delle categorie merceologiche, una forte sinergia con le Società/Funzioni del Gruppo che richiedono gli approvvigionamenti (“clienti interni”) e una relazione trasparente con i fornitori.

La gestione dei Sistemi di qualificazione dei fornitori fa invece capo alla Funzione Sicurezza e Tutela e ciò garantisce la totale indipendenza delle due attività.

Il presidio operativo al processo di approvvigionamento è garantito dall’Unità Pianificazione, Controllo e Marketing di acquisto, che propone le strategie di acquisto funzionali agli obiettivi di Gruppo, garantisce l’analisi dei fabbisogni delle Società/Funzioni e l’elaborazione del piano degli approvvigionamenti di Gruppo, monitora l’evoluzione del mercato dei fornitori, l’andamento dei prezzi e le innovazioni tecnologiche.

L’Unità Logistica gestisce l’operatività del magazzino centrale del Gruppo e dei magazzini periferici delle principali società operative. Nel 2014 si è ottenuto il consolidamento organizzativo del magazzino centrale, le cui attività di logistica fisica, precedentemente affidate ad un operatore esterno, sono state reinternalizzate lo scorso anno. La messa a regime del nuovo assetto ha consentito un ulteriore contenimento dei costi di gestione rispetto al 2013. Nel corso dell’anno è stato ampliato l’ambito di applicazione del modello di gestione dei flussi logistici, che, ad oggi, include le società operative dell’area reti e le principali società operative dell’area idrica, in vista della prossima implementazione di nuovi strumenti informatici per la tracciabilità dei materiali lungo la catena logistica e per la gestione delle attività operative sul territorio.

Infine, sono stati avviati e completati presso il magazzino centrale del Gruppo numerosi progetti di rinnovamento e adeguamento in ambito qualità, sicurezza e tutela del patrimonio, tra i quali il completo rifacimento della segnaletica orizzontale e verticale, l’installazione di un innovativo sistema antintrusione, l’erogazione di ulteriore formazione specialistica per la sicurezza a tutti gli addetti nonché l’ammodernamento di varie attrezzature da lavoro, anche in ottemperanza a quanto prescritto dalle nuove normative in ambito sicurezza e ambiente.

IL RAPPORTO CON I FORNITORI E LA GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

Il Codice Etico del Gruppo71 dedica alle relazioni tra Acea e i suoi fornitori l’articolo 16, commi 1-7, orientando il comportamento della stazione appaltante e delle imprese appaltatrici e subappaltatrici secondo i principi di correttezza, trasparenza e tutela della concorrenza.

Il Codice Etico, inoltre, deve essere sottoscritto per accettazione, quale condizione indispensabile per la partecipazione alle procedure di affidamento di lavori, beni e servizi, a pena di esclusione dalle stesse, e, in caso di violazione dei principi contenuti nel Codice, previ opportuni accertamenti, è prevista l’esclusione dalla gara o l’annullamento dell’aggiudicazione (art. 16, commi 6 e 7).

71 Il Codice Etico del Gruppo (ed. 2012) è disponibile online nel sito web aziendale (area Regole e valori).

 

CODICE ETICO DEL GRUPPO (ED. 2012): LA TUTELA DEGLI ASPETTI ETICI NELLE FORNITURE

Codice Etico del Gruppo Acea, articolo 16, comma 2: «Acea si impegna a promuovere, nell’ambito delle attività di approvvigionamento, il rispetto delle condizioni di tutela e sicurezza dei lavoratori, l’attenzione alla qualità di beni, servizi e prestazioni, il rispetto dell’ambiente e il perseguimento del risparmio energetico, in modo conforme ai principi enunciati nel presente Codice e di legge. Nei contratti con fornitori di Paesi a rischio, definiti tali dalle organizzazioni riconosciute, sono introdotte clausole contrattuali che prevedono: un’autocertificazione da parte del fornitore dell’adesione a specifici obblighi sociali (per esempio, misure che garantiscano ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile); la possibilità di avvalersi di azioni di controllo presso le unità produttive o le sedi operative dell’azienda fornitrice, al fine di verificare il soddisfacimento di tali requisiti».

La gestione degli approvvigionamenti si svolge nel rispetto del quadro normativo di riferimento72, ricorrendo all’indizione di gara come metodologia prevalente di individuazione del fornitore, improntando le procedure di affidamento a criteri di massima trasparenza e assicurando la gestione accentrata delle gare di appalto.

Per tutte le gare d’appalto per l’affidamento di lavori, e per un gran numero di appalti per l’acquisto di beni e servizi, la certificazione UNI EN ISO 9001 è requisito di partecipazione, e, per alcune categorie merceologiche (ad esempio per la gestione dei rifiuti), viene richiesta anche la certificazione UNI EN ISO 14001. Inoltre, in alcune gare d’appalto, aggiudicate con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, il punteggio è determinato anche dal possesso della certificazione SA8000, lo standard internazionale che certifica gli aspetti di gestione aziendale legati alla responsabilità sociale di impresa.

Gli operatori interessati a partecipare alle gare d’appalto possono accedere direttamente e senza oneri sia al portale dei sistemi di qualificazione che a quello per l’espletamento delle gare on-line – nella sezione “Fornitori” del sito web aziendale www.acea.it – e trovare la modulistica e le informazioni necessarie.

Il portale telematico che consente di gestire le gare online – la piattaforma Pleiade – riproduce la prassi operativa delle gare tradizionali: verifica della documentazione a corredo, riconoscimento del possesso dei requisiti, apertura dell’offerta economica e visualizzazione della graduatoria.

Per gli appalti di lavori, beni e servizi che rientrano nei settori speciali dell’acqua e dell’energia sono previste, in conformità alla normativa73, procedure aperte, ristrette o negoziate fra imprese iscritte ai Sistemi di qualificazione. Per gli appalti nei settori speciali di importo inferiore alla soglia comunitaria – stabilita ogni due anni con Regolamento CE - Acea applica Regolamenti interni nel rispetto dei principi dettati dal Trattato CE a tutela della concorrenza.

Per gli affidamenti che rientrano nei settori ordinari vengono indette procedure aperte, ristrette o negoziate, in conformità alla normativa74. Inoltre, per appalti che non rientrano nell’ambito di applicazione del Codice Appalti (c.d. appalti “estranei o privatistici”) vengono espletate procedure di selezione che, sebbene non regolate dal D. Lgs. 163/2006, si attengono ai principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza e proporzionalità.

Nel corso del 2014 le società del Gruppo Acea, oggetto della presente analisi, hanno dato lavoro a circa 1.800 aziende in Italia, stipulando oltre 3.500 contratti.

Nel processo di avanzamento tecnologico delle piattaforme informatiche, recentemente avviato e finalizzato al consolidamento di un nuovo modello unico per la gestione dei principali processi aziendali, si è proceduto nel 2014 con la migrazione di gran parte delle società del Gruppo nel nuovo sistema (SAP ARES).

Parallelamente, continua ad essere attivo il Portale Unico Acquisti per la gestione dei contratti comuni a tutte le società del Gruppo (cancelleria, viaggi e trasferte, stampanti, toner e altri accessori consumabili), che consente di generare risparmi economici e semplificare i processi di acquisto, ottimizzandone i tempi.

La Funzione Acquisti sta inoltre implementando la costruzione di un Data Warehouse (DWH) per la gestione della reportistica relativa agli acquisti, garantendo il controllo continuativo dei processi aziendali relativi alla supply chain.

Infine, è in via di valutazione l’ipotesi di dotare l’azienda di un nuovo portale (SAP-SRM, Supplier Relationship Management) per l’esecuzione delle gare, che sia completamente integrato con SAP.

IL GREEN PROCUREMENT

Con l’obiettivo di migliorare la performance aziendale relativa al Green Procurement, Acea, ove possibile, ha inserito nei capitolati d’appalto, come parametri vincolanti, i riferimenti normativi ai Criteri Ambientali Minimi (CAM) adottati con Decreto dal Ministero dell’Ambiente, della Tutela del Territorio e del Mare, in conformità con quanto previsto dal Piano d’Azione per la sostenibilità dei consumi nel settore della Pubblica Amministrazione (ovvero Piano Nazionale d’Azione sul Green Public Procurement - PAN GPP)75.

In particolare, nel corso del 2014 Acea ha continuato ad avvalersi della “convenzione verde” Consip volta all’acquisto di stampanti multifunzione che rispettino i relativi CAM. I Criteri Ambientali Minimi sono stati di riferimento anche negli appalti per la sostituzione dei corpi luce dell’illuminazione pubblica stradale, artistico-monumentale e delle aree a verde di Roma (DM Ambiente 22 febbraio 2011, indicato espressamente nelle Specifiche Tecniche), in continuità con quanto avvenuto nel 2013, anno in cui sono stati introdotti anche per alcuni servizi di gestione degli edifici.

Per quanto riguarda gli affidamenti per i lavori di manutenzione delle reti idriche degli ATO del Lazio, gestiti dalle società Acea Ato 2 e Acea Ato 5, che avranno luogo nel corso del 2015 sulla base dell’offerta economicamente più vantaggiosa, sono stati inseriti, quali elementi di qualificazione, alcuni aspetti legati alla sicurezza dei cantieri e a performance ambientali, nonché il possesso della certificazione SA8000. Nell’affidamento del servizio di manutenzione del verde, anch’esso da aggiudicare nel 2015, sono infine stati inseriti alcuni Criteri Ambientali Minimi (ex DM 23 dicembre 2013 – MATTM).

72 Il D. Lgs. n. 163 del 12 aprile 2006 – Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive comunitarie 2004/17/CE e 2004/18/CE.
73 Parte III del Codice Appalti - D. Lgs. n. 163/ 2006.
74 Parte II del Codice Appalti - D. Lgs. n. 163/ 2006.
75 Il PAN GPP è stato raccomandato dalla Commissione Europea nel 2003 e adottato dall’Italia con la Legge n. 296/2006 art. 1 comma 1126 e con il D.M. 11 aprile 2008 (MATTM). Il Ministero  dell’Ambiente definisce i “Criteri Ambientali Minimi” (CAM), che rappresentano il punto di riferimento a livello nazionale in materia di acquisti pubblici verdi e potranno essere utilizzati dalle stazioni appaltanti, per consentire al Piano d’azione sul Green Public Procurement di massimizzare i benefici ambientali ed economici. Il “GPP” (Green Public Procurement) è definito dalla Commissione europea come «(...) l’approccio in base al quale le Amministrazioni Pubbliche integrano i criteri ambientali in tutte le fasi del processo di acquisto, incoraggiando la diffusione di tecnologie ambientali e lo sviluppo di prodotti validi sotto il profilo ambientale, attraverso la ricerca e la scelta dei risultati e delle soluzioni che hanno il minore impatto possibile sull’ambiente lungo l’intero ciclo di vita».

È ancora in corso di validità il contratto per la fornitura di materiale di cancelleria, acquistabile attraverso il Portale Unico degli Acquisti, che prevede in catalogo numerosi prodotti ecologici; si tratta principalmente di articoli in carta e cartoncino con certificazione ambientale FSC (Forest Stewardship Council).

Dopo la fase sperimentale introdotta nel 2013, si è stabilito di mantenere, nel nuovo sistema gestionale SAP-ARES, la possibilità, per la Funzione/Società richiedente, di indicare, al momento della compilazione della richiesta, il carattere “sostenibile” dei prodotti e dei servizi da acquistare: tale opzione si prevede a regime per il 2016.

Infine, nel 2014, è stato elaborato un percorso di formazione interna sul Green procurement, che sarà avviato nel 2015, volto a informare i principali attori coinvolti nei processi di acquisto aziendale sui criteri da utilizzare per individuare i prodotti verdi al fine di incentivarne l’acquisto; a tal fine sono già state predisposte le Linee guida sugli acquisti verdi, da pubblicare sulle pagine intranet.

Nell’anno, Acea SpA ha formalmente aderito all’organizzazione non-profit “Acquisti & Sostenibilità”, che ha l’obiettivo di creare valore sociale, etico, economico ed ambientale, supportando e indirizzando le imprese, private e pubbliche, nello sviluppo delle loro iniziative di sostenibilità lungo la catena di fornitura.